Cabinet Jean-Pierre Ernst
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Finalisation de documents

Finalisation de documents et de la communication.

Préalables :

Les établissements sociaux et médicosociaux, en pleine mutation, notamment suite à l’évolution du cadre législatif et particulièrement à l’introduction de l’évaluation, voient naître des obligations en matière de production de documents, notamment :

  • Projet d’établissement et de service ;
  • Livret d’accueil ;
  • Règlement de fonctionnement ;
  • Rapport d’évaluation interne.

Quoique la plupart de ces ESMS disposent de tout ou partie de ces documents incontournables, les dirigeants ont généralement le souci de leur finalisation : mise en forme et conformité. Il faut reconnaître que notre culture ne nous a prédisposé ni à un encadrement précis des contenus, ni à attacher beaucoup d’importance à la qualité de la communication comme il en va naturellement dans le secteur concurrentiel.

Par ailleurs, certaines directions d’établissement souhaitent légitimement développer une visibilité ou donner à l’ensemble de leur communication, cohérence et convergence. Enfin la réalisation de sites internet se développe.

Le contenu de l’intervention.

Notre proposition comprend deux aspects :

Un travail sur la forme.

  • Analyse du plan et de la structure du document.
  • Relecture et corrections orthographiques ;
  • Tournures de phrases ;
  • Coquilles, espaces, alignement, justification, respect des conventions typographique, etc. ;
  • Ajout de photographies (existantes ou à réaliser), graphiques et éléments graphiques divers ;
  • Structuration et rationalisation de l’ensemble du document en mode plan et mise en page tenant compte de votre charte graphique. Cette dernière permet notamment une lecture aisée et un déplacement rapide dans le texte à partir du plan, ainsi que des modifications globales de mises en forme pouvant porter sur l’ensemble du document, d’un simple clic.

Le travail sur le fond

Nous proposons, avant l’évaluation externe de l’établissement un travail portant sur plusieurs points :

  • La cohérence de l’ensemble, la lisibilité, la pertinence du plan ;
  • L’analyse de la conformité au regard des obligations légales et des recommandations de bonnes pratiques professionnelles, notamment la présence de toutes mentions obligatoires et/ou recommandées et leur structuration.

L’objectif

L’objectif est la remise à l’établissement d’un document directement utilisable, conforme à la législation et avec une mise en forme agréable et claire et en accord avec la charte graphique de la société ou association porteuse de l’établissement.

Le livrable final se fera :

  • Sous forme de documents numériques au format Word ou autre, modifiables par l’établissement, entièrement mis en forme, agrémenté de photos, graphiques et enrichissements typographiques et autres options graphiques ;
  • Les mêmes documents en format PDF optimisé pour les échanges avec différentes versions suivant utilisation finale (web, print…) : facilité de lecture, verrouillage selon les options choisies : imprimables ou non, copie du texte ou non, navigation aisée dans le document grâce aux fonctionnalités PDF avancées, etc.
  • Un compte-rendu comprenant trois sections pour les observations : améliorations possibles, souhaitables, indispensables. Cette disposition a pour intérêt de permettre à l’établissement de réaliser immédiatement les modifications de détail et de conserver les observations portant sur des points nécessitant un travail d’élaboration plus conséquent pour alimenter le plan d’amélioration ;
  • Lorsque plusieurs documents sont élaborés, nous assurons leur convergence graphique et de contenu, avec un aspect professionnel.

L’équipe

Ponctuellement, en fonction des besoins, nous consulterons des spécialistes de tel domaine concerné.

L’équipe permanente est composée de :

Laurent TURBAN

  • Informaticien ;
  • Formateur en bureautique et PAO ;
  • Développeur web ;
  • Photographe.

Jean-Pierre ERNST

  • Psychologue,
  • Ancien conseiller technique,
  • Direction d’établissement ;
  • Évaluateur externe expert, certifié AFNOR ;
  • Consultant et formateur en libéral et pour le compte de plusieurs cabinets conseil.

Notre proposition.

Disposant d’un réseau comprenant des consultants, formateurs, évaluateurs externes certifiés AFNOR, dirigeants d’établissement, etc. connaissant parfaitement le cadre législatif et plus généralement les ESMS, nous avons constitué une équipe en mesure de vous proposer la finalisation de tous vos documents. Celle-ci, avec un regard extérieur, est en mesure de vous proposer un service très spécialisé.